MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD C.I. CONINDEX S.A.

 

 

PREÁMBULO.- Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, la sociedad C.I. CONINDEX S.A. adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, dicha sociedad manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

 

EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL.- Las Bases de Datos de la sociedad C.I. CONINDEX S.A. se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier otro manual, acuerdo, política o convención expedido por C.I. CONINDEX S.A. con antelación al mismo.

 

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN.- El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que son titulares, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. Lo anterior, tiene por objeto la correcta adecuación de las bases de datos a la ley.

 

La ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condición de C.I. CONINDEX S.A. como responsable del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley.

 

OBJETO.-  El presente manual se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que suministran y constituyen las bases de datos personales de la sociedad C.I. CONINDEX S.A., así como las bases de datos de terceros y que son administradas por C.I. CONINDEX S.A. en desarrollo de su objeto social.

 

FINALIDAD.- Este manual permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley. El manual pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

 

BASES DE DATOS.- Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja C.I. CONINDEX S.A., y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley y tan pronto sea reglamentada la forma y condiciones de registro ante la delegatura de protección de datos personales de la Superintendencia de industria y Comercio.

 

CONSULTA DE LA POLÍTICA.- Esta política debe ser presentada y dispuesta en
un acceso visible en los sitios oficiales de C.I. CONINDEX S.A. y en la página web principal para su fácil consulta y
acceso por parte del público en general.

 

PRINCIPIOS.- En todo tratamiento de datos per sonales que realice C.I. CONINDEX S.A. se aplicarán, los prin cipios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:

 

·              Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por C.I. CONINDEX S.A. , se aplican las normas del ordenamien to jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.

 

·              Principio de nacionalidad: El tratamiento dado por la sociedad C.I. CONINDEX S.A. a los datos personales que tiene, obede ce a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.


·              Principio de libertad. El tratamiento que realice C.I. CONINDEX S.A. a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.

 

·              Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento por parte de C.I. CONINDEX S.A. debe ser ve raz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

 

·              Principio de transparencia. C.I. CONINDEX S.A. garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.

 

·              Principio de acceso y circulación restringida. C.I. CONINDEX S.A. garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.

 

·              Principio de seguridad. C.I. CONINDEX S.A. implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulter ación, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.

 

·               Principio de confidencialidad. El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de la Organización se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política.

CATEGORÍA DE DATOS.- C.I. CONINDEX S.A. en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislación vigente:

 

·              Dato Personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.

 

·              Dato público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.

 

·              Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divul gación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.

 

·              Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.

 

·              D ato reservado: Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.

 

·              Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titu lar o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

 

DEFINICIONES.- Para efectos de la presente política, a continuación se define cómo deberán entenderse las siguientes palabras:

 

·              Base de datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento.

 

·              Titular de los datos personales: Cada una de las personas naturales con las que se relacionan los datos personales.

 

·              Tratamiento de datos personales: Conjunto de actividades a las que se someten los datos personales. Por ejemplo, la recolección, el almacenamiento y el uso que se hace de dichos datos.

 

·              Autorización: Permiso otorgado por el titular para efectuar el tratamiento de sus datos personales. La autorización debe caracterizarse por ser expresa, previa al tratamiento y consultable con posterioridad a su concesión por parte del titular. La autorización puede otorgarse por cualquier medio conocido o por conocerse siempre que cumpla con las características establecidas.

 

·              Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, legitimada para decidir sobre el tratamiento de datos personales o la base de datos.

 

·              Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.

 

·              Aviso de Privacidad: Es una comunicación del Responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que son sometidas los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.

 

·              Transmisión: Tratamiento dado por el encargado de los datos personales para comunicarlos dentro o fuera de Colombia por cuenta del responsable.

 

·              Transferencia: Tratamiento dado por el responsable o encargado del tratamiento mediante el envío de información o de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía, localizado dentro o fuera de Colombia.

 

·              Normatividad: Conjunto de normas, leyes y decretos que regulan una materia específica. Para el presente caso siempre se hará referencia a la regulación de datos personales.

 

Menor de edad: Es todo niño, niña o adolescente (púber o impúber) cuya edad sea inferior a 18 años.

 

MARCO NORMATIVO Y LEGAL.- El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente:

  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decretos Reglamentario 1727 de 2009
  • Decretos Reglamentario 2952 de 2010.
  • Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
  • Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
  • Circular 03 del 3 de noviembre de 2015

 

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS.- De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

 

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad C.I. CONINDEX S.A. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a C.I. CONINDEX S.A. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

 

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la sociedad C.I. CONINDEX S.A.

 

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

 

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición C.I. CONINDEX S.A.

 

  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.- Para efectos del presente manual, será responsable C.I. CONINDEX S.A sociedad comercial, identificada con el número de registro tributario No. 800.219.510-9 , con sede principal en la Carrera 51 N 10B SUR 51 Medellín - Antioquia, correo electrónico dirección.contable@polito.com.co , será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

 

El Tratamiento de los Datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en este manual podrá dirigirse a: Carrera 51 N 10B SUR 51 Medellín - Antioquia, correo electrónico dirección.contable@polito.com.co

 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.- Para efectos del presente manual, serán encargados del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de la sociedad C.I. CONINDEX S.A., cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los que se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual. En representación de todas las áreas se encuentra la señora Mónica Mendoza Flórez quien será la encargada del tratamiento de datos personales. Los canales de comunicación para que los titulares de los datos contacten a la encargada del tratamiento serán los siguientes: Carrera 51 N 10B SUR 51 Medellín - Antioquia, correo electrónico monica.mendoza@polito.com.co.

 

Todos los trabajadores de la sociedad C.I. CONINDEX S.A. se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir.

 

Dentro de las funciones del encargado del tratamiento de los datos está el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:

 

  • Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.

 

  • Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

 

  • Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

 

  • Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.

 

  • Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.

 

  • Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.

 

  • Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.

 

  • Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.

 

  • Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.

 

  • Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la compañía.

 

  • Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.

 

  • Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers y gestión de proveedores, etc.).

 

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.- Se acatará y cumplirá las
obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que
 deba entregar a las autoridades competentes. La inscripción de las bases de datos en el RNBD se enmarcará dentro los parámetros dados en la Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.

 

Para efectos del registro de las bases de datos, C.I. CONINDEX S.A realizará un inventario teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

 

  • Cantidad de bases de datos con información personal.

 

  • Cantidad de titulares por cada base de datos.

 

  • Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.

 

  • Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.

 

  • Ubicación física de las bases de datos. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo archivadores o servidores (dependiendo de si se trata de un archivo físico o una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.

 

  • Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un (unos) encargado (s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado (s).

 

  • Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.

 

  • Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.

 

  • Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).

 

  • Cuando se ha realizado transferencia o transmisión internacional de la base de datos, se solicitará la información básica del destinatario.

 

  • Si la base de datos se ha cedido, se solicitará se solicitará la información básica del cesionario

 

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.- La sociedad C.I. CONINDEX S.A. solicitará a los
titulares de la información su autorización para el tratamiento de sus datos personales. Para ello se
tendrá en cuenta, que:

  • El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento,
  • Su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento,
  • La sociedad C.I. CONINDEX S.A. informará al Titular de los Datos
el uso o finalidad y este será el uso que C.I. CONINDEX S.A. como responsable del Tratamiento
podrá hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los Encargados del mismo.

El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con C.I. CONINDEX S.A. , es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.- C.I. CONINDEX S.A. aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

 

Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien, por virtud de revisión de libros, expedientes o documentos.

 

Además de los datos que posean un clara y evidente naturaleza confidencial, será información reservada o confidencial toda aquella que utilice cualquiera de las siguientes denominaciones: “Confidencial”, “Reservado”, “Secreto”, “Privado”, “Privilegiado”, “Especial” o “Exclusivo”.

 

La protección de la información de naturaleza reservada, confidencial o privilegiada a cargo de C.I. CONINDEX S.A. se desarrollará mediante los protocolos de seguridad de la información y los acuerdos marcos de confidencialidad establecidos por la empresa para proteger dicha información, por lo que su divulgación o revelación estará estrictamente supeditada a las estipulaciones establecidas en estos instrumentos legales. En consecuencia de lo anterior, será un deber de C.I. CONINDEX S.A. velar por el cumplimiento de las estipulaciones confidenciales y reservadas frente a terceros y por lo tanto guardará absoluta reserva sobre los datos que deban ser protegidos por estas disposiciones.

 

Bajo ninguna circunstancia se revelarán datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial.

 

MONITOREO DE LAS MEDIDAS DE IMPLEMENTACIÓN.- Para el efecto, la empresa llevará a cabo las siguientes acciones:

 

  • Contemplar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida
detección y corrección de las deficiencias en la administración de los riesgos
identificados.

 

  • Establecer indicadores que evidencien la efectividad del sistema de administración de riesgos adoptado.

 

  • Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.

 

  • Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos.

 

  • Llevar un registro de incidentes que contemple: Base de datos y datos comprometidos, titulares, fecha del incidente y de descubrimiento, acciones correctivas realizadas y responsables.

 

  • Los sujetos obligados deben evaluar sus riesgos periódicamente e implementar estas evaluaciones en toda la organización dentro de cada nuevo proyecto que involucre datos personales

 

  • Es necesario desarrollar procedimientos para efectuar dichas evaluaciones y tener un proceso de revisión y aprobación que involucre tratamiento a la persona o área que tiene a cargo la función de protección de datos personales en el diseño de nuevas iniciativas, servicios o programas .

 

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.- C.I. CONINDEX S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

  • Datos de naturaleza pública.

 

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos o estadísticos.

 

  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.- C.I. CONINDEX S.A. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por C.I. CONINDEX S.A. de manera previa al tratamiento de los datos personales.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.- Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la sociedad C.I. CONINDEX S.A. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. C.I. CONINDEX S.A. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto C.I. CONINDEX S.A. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento.

 

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.- Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la sociedad C.I. CONINDEX S.A. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medios, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

 

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.- El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales C.I. CONINDEX S.A. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

 

 

Finalidades específicas para los datos de los empleados:

 

  • Para el pago de nómina, aportes a la seguridad social, registro de empleados, para otorgamiento de beneficios a empleados y familiares otorgados por C.I. CONINDEX S.A. y/o terceras empresas, así mismo para temas de control interno y auditorias de entes externos y cualquier otra finalidad propia o asociada del contrato de trabajo suscrito entre C.I. CONINDEX S.A. y el titular del dato.

 

  • Para cumplir con leyes o normatividad aplicable al negocio en Colombia y para cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, ex empleados, empleados en misión, empleados temporales, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

 

Finalidades específicas para los datos de proveedores y contratistas:

 

  • Para desarrollar el objeto social de C.I. CONINDEX S.A, en especial, las actividades propias de producción y comercialización de productos, conforme a sus estatutos sociales, incluidas las gestiones propias de: Evaluación y análisis de riesgos – financiera y administrativa, crédito, cartera y cobranza, clientes y calidad de productos o servicios.

 

  • Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con sus grupos de interés.

 

  • Mantener una comunicación con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos que posea la empresa.

 

  • Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la producción y prestación de sus servicios.

 

  • Para envío de notificaciones y avisos.

 

  • Para crear bases de datos para fines relacionados con el objeto social de C.I. CONINDEX S.A.

 

  • Cumplir lo dispuesto en la normatividad tributaria y mercantil vigente.

 

  • Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por la empresa.

 

 

Finalidades específicas para los datos de clientes

 

  • Para mantener contacto y comunicación constante acerca de (a través de cualquier canal de comunicación): Programas de fidelización, estrategias de mercadeo y publicidad, estrategias comerciales y de servicio al cliente, incluidas las redes sociales y pagina web.

 

  • Para envío de notificaciones y avisos.

 

  • Para crear bases de datos para fines relacionados con el objeto social de C.I. CONINDEX S.A.

 

  • Para crear bases de datos para fines de investigación y desarrollo de nuevos productos o servicios.

 

  • Para informar sobre nuevos servicios, sedes y horarios.

 

  • Cumplir lo dispuesto en la normatividad tributaria y mercantil vigente.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.- Se deberá actualizar la información conforme se van obteniendo los datos, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012 y de acuerdo con lo establecido en la medida provisional del presente manual.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.- C.I. CONINDEX S.A. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia C.I. CONINDEX S.A. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES.- C.I. CONINDEX S.A. podrá tratar datos públicos de menores, sin embargo, se regirá bajo los siguientes parámetros: En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, púberes, impúberes y adolescentes). En caso de recaudarlos debe darse cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

 

  • Responder y respetar el interés superior de los menores.

 

  • Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

 

  • Tratar los datos que comporten una naturaleza efímera insipiente y que no tengan una naturaleza privada, semiprivada o sensible.

 

 

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.- C.I. CONINDEX S.A. acatará y cumplirá las
obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que
 deba entregar a las autoridades competentes.

 

VIGENCIA DE LA POLÍTICA.- La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.- En principio, C.I. CONINDEX S.A. no trata datos sensibles, sin embargo, en el evento que fuesen tratados, empleará los siguientes mecanismos de protección: La sociedad C.I. CONINDEX S.A. sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización . Para el caso de datos personales sensibles, C.I. CONINDEX S.A. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

 

  • El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

 

  • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

 

  • El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

 

  • El Tratamiento que se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

  • Para efectos de hacer una búsqueda de antecedentes del titular de los datos en las respectivas bases de datos nacionales e internacionales de organismos de control y vigilancia.

 

TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA.- Los datos suministrados por el empleado serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos y transferidos por C.I. CONINDEX S.A. para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos de esta compañía como EMPLEADOR. Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: contrataciones, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, si se tiene, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes. Toda la información relativa al empleado o ex empleado de C.I. CONINDEX S.A. será conservada con el fin de que C.I. CONINDEX S.A. pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

 

DATOS SENSIBLES DEL EMPLEADO.- El titular de la Información manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a organizaciones sociales, a la salud, estilo de vida, aptitudes intelectual, entre otras; se realizará para los fines establecidos en esta política y para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. El empelado podrá contactar directamente a su empleador para efectos de cambiar, suprimir, actualizar o ratificar alguno de los datos sensibles que sean tratados por la empresa.

 

TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.- En principio C.I. CONINDEX S.A. no realizará transmisión ni transferencia de datos. Sin embargo, C.I. CONINDEX S.A. podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la compañía.

 

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, C.I. CONINDEX S.A. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con C.I. CONINDEX S.A. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

 

Las transmisiones de datos personales que efectúe C.I. CONINDEX S.A., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. C.I. CONINDEX S.A., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

 

  • Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;

 

  • Para cumplir con procesos jurídicos;

 

  • Para cumplir con contratos, alianza o convenios;

 

  • Para cumplir con auditorias fiscales o tributarias;

 

  • Para cumplir con parámetros establecidos por entidades de certificación y/o calidad.

 

  • Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;

 

  • Para hacer cumplir los términos y condiciones al interior de la compañía;

 

  • Para proteger las operaciones de la empresa;

 

  • Para proteger los derechos, privacidad, seguridad o propiedad, de la compañía y los de terceros;  

 

  • Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que   puedan afectar a la compañía.

 

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes o agentes oficiosos siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

 

En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

 

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES.- Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en C.I. CONINDEX S.A., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales C.I. CONINDEX S.A. garantiza:

 

  • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

 

  • Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

 

  • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

 

  • En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR C.I. CONINDEX S.A. - El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a C.I. CONINDEX S.A.   y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la compañía ha recolectado, almacenado o usado.

 

El titular debe enviar solicitud escrita a los datos de contacto previamente señalados en la política, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

 

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

 

La sociedad C.I. CONINDEX S.A., a través de la persona encargada para ello, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.

 

Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, se le noti ficará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

 

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.- El titular de los datos personales o sus representantes pu eden elevar solicitud a C.I. CONINDEX S.A. y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la institución, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:

 

El titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:


 

Nombre del titular de los datos

La identificación del Titular (cédula de ciudadanía)

La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

La dirección y demás datos de contacto del titular

La descripción del procedimiento que desea realizar (corrección, actualización o supresión)

La aclaración de si está actuando a nombre propio o a nombre de un tercero

los documentos corroboren la solicitud (opcional)



Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado,   dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

 

Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la feche de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase "rec lamo en trámite" y el motivo de la misma, la cual se man tendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.

 

El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.

 

Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, C.I. CONINDEX S.A. informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. El procedimiento al interior de la empresa será el siguiente:


PROCEDIMIENTO

TÉRMINO

Análisis preliminar de la solicitud

5 días

(posibilidad de subsanar defectos)

30 días

Reclamo en trámite

2 días

Cumplimento de la solicitud y envío de la constancia al titular

8 días

Independientemente de la solicitud, ésta debe ser resuelta dentro de los 15 días hábiles siguientes a su presentación.

 

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

 

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A LA C.I. CONINDEX S.A. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.- El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a C.I. CONINDEX S.A. para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por C.I. CONINDEX S.A. permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

 

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.- Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, C.I. CONINDEX S.A. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

 

ELIMINACIÓN DE DATOS.- Para eventos de eliminación de datos, la empresa empleará todas las medidas de seguridad para que no se presenten fugas de información. La eliminación será definitiva y no se realizarán copias de respaldo o seguridad.

 

ACTUALIZACIÓN.- La Presenta Política para el Tratamiento de datos personales de C.I. CONINDEX S.A. fue actualizada por última vez el día 8 de Junio de 2017 para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la   Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.